Quanto costa un software su misura

"Dipende." È la risposta che nessuno vuole sentire quando chiede quanto costa un software su misura. È anche quella vera. Il problema è che, detta da sola, non aiuta nessuno.

Qui proviamo a fare di meglio: le voci che fanno davvero il prezzo, tre esempi con le fasce di costo e le domande da fare prima di firmare un preventivo.

"Dipende" non è una scusa. È l'inizio della risposta

Un software su misura non ha un prezzo di listino, perché non è un prodotto. È lavoro: giornate di analisi, sviluppo, test e rilascio. Il prezzo è il numero di giornate per una tariffa.

Tra fornitori seri la tariffa varia poco. Le giornate invece variano moltissimo, e dipendono da cosa il software deve fare. Per questo due preventivi per "lo stesso gestionale" possono differire di tre volte. Spesso non stanno quotando lo stesso gestionale.

C'è anche una novità. Oggi una parte del codice la scriviamo con l'aiuto dell'AI, e i tempi di sviluppo si sono accorciati in modo netto. Analisi, integrazioni e test, invece, richiedono ancora lo stesso lavoro. Per questo il prezzo si sposta sempre di più su queste voci.

Il "dipende" diventa una scusa solo quando non è seguito da una domanda. Se chi ti risponde non ti chiede niente del tuo processo, diffida del numero che ti dà.

Le 4 voci che fanno il prezzo

1. Il perimetro

Quanti processi copre il software, quante schermate, quante eccezioni. Le eccezioni sono la parte che costa. Il caso normale costa poco.

Un ordine standard si gestisce in una schermata. L'ordine con reso parziale, sconto concordato al telefono e consegna su due sedi ne richiede cinque. E ogni eccezione va anche testata.

2. Le integrazioni

Quasi nessun software vive da solo. Deve parlare con il gestionale, l'e-commerce, il corriere, la fatturazione elettronica. Ogni sistema esterno porta con sé documentazione incompleta, limiti e casi strani.

Come ordine di grandezza: collegarsi a un sistema con API documentate può richiedere 2-3 giornate. Con un gestionale datato che espone solo il database, o un file CSV la notte, anche 8-12.

A volte un'integrazione non richiede codice su misura. Basta un flusso, come nei 3 casi reali di automazione con n8n che abbiamo raccontato.

3. Gli utenti

Non conta solo quanti sono, conta chi sono. Uno strumento per 5 persone in ufficio e un portale per 300 clienti esterni sono due progetti diversi, anche con le stesse funzioni.

Gli utenti esterni portano con sé permessi, sicurezza, registrazione, recupero password, uso da smartphone, assistenza. Tutto lavoro che non si vede, ma si paga.

4. La manutenzione

È la voce che manca nel primo preventivo, e quella che sorprende dopo. Un software in produzione va aggiornato: sicurezza, librerie, server, piccole modifiche richieste dall'uso reale.

Come ordine di grandezza, conta ogni anno tra il 10 e il 15% del costo di sviluppo iniziale. Chi ti dice che dopo il rilascio non costa più niente, non ti sta dicendo tutto.

Tre esempi, con le fasce di costo

I numeri che seguono sono esempi verosimili per il mercato italiano, non un listino. Servono a dare un ordine di grandezza. Il tuo progetto può stare sopra o sotto.

Esempio 1: il preventivatore che sostituisce un Excel

Un'azienda di serramenti calcola i preventivi con un file Excel di 14 fogli. Lo conosce bene una persona sola. Lo trasformiamo in una web app: listini, regole di calcolo, PDF pronto per il cliente. 4-6 utenti interni, nessuna integrazione.

Fascia indicativa: 4.000-7.000 €. Tempi: 3-5 settimane.

Esempio 2: il portale ordini per i rivenditori

Un distributore riceve 80 ordini a settimana tra email e telefono, e qualcuno li ricopia nel gestionale. Costruiamo un portale dove 150 rivenditori vedono il proprio listino, le disponibilità e lo storico. Gli ordini entrano direttamente nel gestionale.

Fascia indicativa: 9.000-16.000 €. Tempi: 6-8 settimane. Buona parte della forbice dipende da quanto è aperto il gestionale.

Esempio 3: la piattaforma per i tecnici sul campo

Un'azienda di manutenzione impianti con 30 tecnici. App mobile per gli interventi, con foto, firma del cliente e funzionamento senza rete. Pannello web per la pianificazione. Collegamento con gestionale e fatturazione.

Fascia indicativa: 22.000-40.000 €. Tempi: 3-4 mesi, con rilasci a fasi.

Nota lo schema. Il salto di prezzo non viene dal numero di schermate. Viene dalle integrazioni, dagli utenti esterni e dal lavoro offline su mobile.

Prima una versione minima, non il progetto intero

Il modo più sicuro per controllare il costo è non costruire tutto subito. Si parte da un MVP: la versione più piccola che risolve il problema principale e che le persone usano davvero.

Nel portale ordini dell'esempio 2, l'MVP è l'ordine che entra nel gestionale senza essere ricopiato. Lo storico e le statistiche arrivano dopo.

• Spendi una frazione del budget totale, spesso un terzo.
• In 4-6 settimane hai qualcosa in mano, non un documento.
• Le fasi successive le decidi con i dati d'uso, non con le ipotesi.

A volte l'MVP dimostra che il resto non serve. Anche questo è un risultato. E a volte, già in analisi, emerge che un pacchetto standard basta. Se è così, te lo diciamo. Prima si dimostra, poi si investe.

Un preventivo si legge dalle esclusioni, non dal totale

Prima di confrontare due cifre, verifica che i preventivi rispondano a queste domande:

• Cosa è incluso e cosa no, per iscritto. Le esclusioni contano quanto le inclusioni.
• Come sono state stimate le giornate, voce per voce.
• Di chi è il codice sorgente, e dove si trova.
• Cosa succede se un requisito cambia a metà: chi lo stima, chi lo approva.
• Quanto costa la manutenzione dopo il rilascio, e cosa copre.
• Se è previsto un MVP o un rilascio a fasi.
• Chi lavora sul progetto, e chi è il tuo riferimento.

Un preventivo molto basso, fatto senza analisi, spesso è basso perché il perimetro è vago. La differenza la paghi dopo, in varianti. Se il perimetro non è chiaro, il primo investimento giusto è una fase di analisi e consulenza, prima di qualsiasi riga di codice.

Il primo passo è una call, non un contratto

Se hai un progetto in mente, raccontacelo in una call di 30 minuti. Ti diciamo in che fascia si colloca, da dove partiremmo e se ha davvero senso farlo su misura. Senza impegno.

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